CRM Datenbereinigung in HubSpot: Tipps und Tools

Saubere CRM-Daten sind die Grundlage für erfolgreiche Marketing- und Vertriebsaktivitäten. Damit die Datenbereinigung in HubSpot gelingt, sollte man die richtigen Properties kennen und die passenden Tools einsetzen. Ebenso ist das Thema der Datenanreicherung nicht zu vergessen; hier soll jedoch der Fokus darauf liegen, wie Sie Ihre CRM-Daten bereinigen und langfristig "sauber" halten.

Warum Datenqualität in HubSpot und CRM-System wichtig ist

Die Qualität Ihrer CRM-Daten bildet das Fundament für alle Marketing- und Vertriebsaktivitäten in HubSpot. Ungenaue, veraltete oder doppelte Kontaktdaten führen zu hohen Bounce Rates, ineffizienten Kampagnen, fehlerhaften Segmentierungen und letztlich zu verschwendetem Budget (Lizenzen, Zeitaufwand, Kosten, Aufrunden). Wenn E-Mail-Listen mit inaktiven Adressen überfüllt sind oder wichtige Kontaktinformationen fehlen, leidet nicht nur Ihre Zustellrate, sondern auch die Einschätzung der Kampagnenqualität, und die Kontaktbasis wird schwer bis unmöglich.

Hochwertige Daten ermöglichen präzise Segmentierung, relevante Kommunikation und aussagekräftige Reports. Sie bilden die Basis für datengetriebene Entscheidungen und helfen Ihnen, den ROI Ihrer Marketing-Investitionen messbar zu machen. Besonders für den B2B-Mittelstand ist dies wichtig, um fundierte Entscheidungen zu treffen.Schlechte Datenqualität kostet nicht nur Geld, sondern auch Vertrauen. Wenn Vertriebsmitarbeiter auf fehlerhafte Informationen zugreifen oder Marketing-Teams veraltete Kontakte ansprechen, wirkt das unprofessionell. Eine systematische Datenbereinigung in HubSpot schafft die Voraussetzungen für effiziente Prozesse, höhere Conversion-Rates und eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb.

Die häufigsten Datenprobleme in HubSpot CRM

Die 3 häufigsten Probleme sind doppelte Kontakte, veraltete bzw. invalide Kontakte sowie Kontakte mit unzureichenden oder schlecht formatierten Kerninformationen.

Doppelte Kontakte gehören zu den häufigsten Problemen in HubSpot und anderen CRM-Systemen. Sie entstehen durch Formularausfüllungen mit leicht abweichenden E-Mail-Adressen, durch manuelle Importe oder durch fehlende Deduplizierungsregeln. Doppelte Einträge verfälschen Ihre Reporting-Daten, führen zu mehrfacher Ansprache derselben Person und erschweren die Zuordnung von Interaktionen zur Customer Journey.

Veraltete oder falsche Informationen schleichen sich mit der Zeit in jede Datenbank ein. Kontakte wechseln Unternehmen, E-Mail-Adressen werden ungültig, Positionen ändern sich. Wenn irrelevante Kontakte nicht entfernt oder ersetzt werden, arbeiten Sie mit falschen CRM-Daten, die Ihrer Sender-Reputation, Ihrem Marketing-Erfolg sowie Ihrem gesamten Sales schaden. Tools wie ZeroBounce können hier helfen. Wir sind ZeroBounce-Partner und stehen Ihnen hier gerne für ein kostenloses Beratungsgespräch zur Verfügung.

Unvollständige, schlecht formatierte oder nicht formatierte Datensätze sind ein weiteres häufiges Problem. Kontakte ohne Firmenzugehörigkeit, fehlende Telefonnummern oder leere Properties wie Branche/Industrie reduzieren die Segmentierungsmöglichkeiten erheblich. Es gibt natürlich weitere Felder, die für Ihr Unternehmen spezifisch sehr wichtig sein können. Besonders kritisch wird es, wenn wichtige Informationen für Lead-Scoring oder Workflow-Trigger fehlen – dann greifen Automatisierungen ins Leere und potenzielle Kunden fallen durchs Raster. Hinzu kommen Formatierungsprobleme wie inkonsistente Länderkürzel, unterschiedliche Datumsformate oder fehlerhafte Telefonnummernformate, die automatisierte Prozesse behindern und die Datenauswertung erschweren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Datenbereinigung

Grob gesprochen - Nutzen Sie die von HubSpot direkt verfügbaren Optionen zur Datenqualität. Dazu gehören die Themen Duplikate, Formatierung und Anreicherung. Ebenso nutzen sie die HubSpot-Informationen wie Hard Bounces oder geringe Aktivität, um Kontakte auf Nicht-Marketing zu setzen bzw. zu bereinigen. Der letzte Schritt sollte sein, die verbleibenden Kontakte mit ZeroBounce auf Aktualität und Validität zu prüfen.

Sollten Sie nicht die entsprechende HubSpot-Lizenz haben, um die Standardfunktionen zu nutzen, oder ein anderes CRM-System verwenden, gehen Sie wie folgt vor. Erstellen Sie Listen mit problematischen Kontakten. Der Fokus sollte darauf liegen, unvollständige und doppelte Kontakte zu identifizieren. Hard-Bounced-Kontakte kann man mit jeder Lizenz finden und “entfernen“. Zerobounce kann unabhängig von Tool oder Lizenz genutzt werden.

Beim Thema Datenanreicherung müssen Sie entweder HubSpot Credits oder ein anderes Tool verwenden, sofern es nicht in Ihrer Lizenz enthalten ist. Ebenso gibt es noch das Thema des Aufräumens ungenutzter Properties, auf das wir hier jedoch nicht näher eingehen. Allerdings ist es grundsätzlich sinnvoll, Properties regelmäßig auf ihre Sinnhaftigkeit zu prüfen.Sollten Sie während des Prozesses Hilfe benötigen, unterstützen wir Sie gerne als kompetente HubSpot-Partner-Agentur.

Abschließend dokumentieren Sie Ihre Bereinigungskriterien und -prozesse. Definieren Sie klare Regeln für Datenformate, Pflichtfelder und Namenskonventionen. Diese Dokumentation ist essenziell für die Schulung neuer Mitarbeiter und die Aufrechterhaltung der Datenqualität im laufenden Betrieb.

HubSpot-Tools und Workflows für automatisierte Datenpflege

Zu guter Letzt setzen Sie Workflows ein, die Daten gemäß den festgelegten Prozessen und Kriterien bereinigen. HubSpot bietet ebenso leistungsstarke native Tools zur Aufrechterhaltung der Datenqualität. Das Duplikat-Management erkennt automatisch potenzielle Dubletten anhand konfigurierbarer Regeln und schlägt Zusammenführungen vor. Sie können festlegen, welche Properties als Duplikatindikatoren dienen sollen – typischerweise E-Mail-Adresse, Firmenname oder Telefonnummer. Die automatische Duplikatserkennung lässt sich so konfigurieren, dass sie im Hintergrund kontinuierlich arbeitet.

Workflows sind das Herzstück der automatisierten Datenpflege in HubSpot. Erstellen Sie Workflows, die automatisch Datenfelder standardisieren, fehlende Informationen anreichern oder Kontakte nach Aktivität segmentieren. Ein Beispiel: Ein Workflow kann das Länderfeld automatisch vereinheitlichen, wenn verschiedene Schreibweisen (Deutschland, DE, Germany) verwendet werden. Oder Sie richten einen Workflow ein, der Kontakte ohne Firmenzugehörigkeit automatisch einer Aufgabenliste zur manuellen Prüfung zuweist. Eine andere Idee wäre ein Workflow, der z.B. Hard Bouncer automatisch auf “Nicht-Marketing“-Kontakte setzt.

Ebenso können Sie Workflows erstellen, die Aufgaben für Vertriebsmitarbeiter anlegen – z.B. das manuelle Befüllen bestimmter Felder, wenn Daten fehlen.

Property-Validierung und Required Fields helfen bereits bei der Dateneingabe, Fehler zu vermeiden. Definieren Sie für wichtige Formularfelder Validierungsregeln – etwa für E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Postleitzahlen. Single-Checkbox-Properties für das GDPR-Consent sollten verpflichtend sein, um die rechtliche Compliance sicherzustellen.

Zusammenfassung & Best Practices für nachhaltige Datenqualität im laufenden Betrieb

Etablieren Sie klare Verantwortlichkeiten für die Datenpflege. Setzen Sie klare Richtlinien für die Datenqualität fest und überwachen Sie diese regelmäßig. Ohne klare Zuständigkeiten verfällt jede Datenbank über kurz oder lang wieder in alte Muster.

Schulen Sie alle Mitarbeiter, die mit HubSpot arbeiten, in den definierten Datenstandards. Marketing, Vertrieb und Customer Service müssen verstehen, warum Datenqualität wichtig ist und wie sie durch korrektes Erfassen und Pflegen von Informationen dazu beitragen. Erstellen Sie einfache Checklisten und Quick-Reference-Guides für die häufigsten Dateneingabeszenarien.

Implementieren Sie präventive Maßnahmen statt nur reaktiver Bereinigung. Nutzen Sie Formularvalidierung, Pflichtfelder und Dropdown-Menüs konsequent. Richten Sie Workflows ein, die neue Kontakte automatisch auf Vollständigkeit prüfen und bei Bedarf Aufgaben zur Nachbearbeitung erstellen. Je früher Sie Datenprobleme abfangen, desto weniger Aufwand entsteht später.

Monitoren Sie die Datenqualität kontinuierlich anhand aussagekräftiger KPIs. Definieren Sie Metriken wie Duplikatrate, Vollständigkeitsquote wichtiger Properties, Bounce-Rate oder Anteil inaktiver Kontakte. Erstellen Sie in HubSpot oder Looker Studio ein Dashboard, das diese Kennzahlen visualisiert und Trends sichtbar macht. Regelmäßige Reports helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen zu messen.

Planen Sie regelmäßige Datenaudits ein – mindestens quartalsweise, bei dynamischen Datenbanken auch monatlich. Diese strukturierten Reviews umfassen die Prüfung auf Duplikate, die Validierung wichtiger Segmente, die Überprüfung von Workflow-Regeln sowie die Aktualisierung Ihrer Data-Governance-Dokumentation. Datenqualität ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der strategische Aufmerksamkeit verdient. Wenn Sie dabei Unterstützung brauchen vereinbaren Sie gerne einen Termin mit uns.