Jeder möchte günstige Lizenzkosten für sein CRM-System. Es gibt einige Hebel, mit denen Sie Ihre HubSpot-Lizenzkosten optimieren können. Das größte Einsparpotenzial liegt in der Reduzierung Ihrer Marketingkontakte. Ein weiterer Hebel könnte das Reduzieren der Anzahl der User oder die Prüfung der Berechtigungsebenen sein. In anderen grundsätzlicheren Fällen sollten Sie Ihre aktuelle Lizenzstruktur überdenken.
Lizenzierungsänderungen und ihre Auswirkungen
HubSpot ist für viele Unternehmen das zentrale System für Marketing, Sales und Service. Gleichzeitig steigen mit wachsender Nutzung oft auch die Kosten. Häufig schneller als der tatsächliche Mehrwert. Die meisten Unternehmen zahlen nicht zu viel, weil HubSpot „teuer“ ist, sondern weil das Setup ineffizient ist. Wer seine HubSpot-Lizenzkosten senken will, muss an den richtigen Hebeln ansetzen.
Für B2B-Organisationen, die ihre Kosten kontrollieren und den Nutzen der Plattform maximieren möchten, ist es entscheidend, das HubSpot-Lizenzmodell zu verstehen. Im Jahr 2026 wurden mit den jüngsten Updates neue Benutzerrollenstrukturen, Preise für Kontaktstufen und modulare Add-ons eingeführt, die sich direkt darauf auswirken, wie Marketing- und Vertriebsteams ihre Ressourcen zuweisen. Effektives Kostenmanagement beginnt mit einem klaren Verständnis dafür, was HubSpot-Kosten verursacht. Zu den häufigen Kostenfaktoren gehören unnötige Upgrades der Kontaktanzahl und ungenutzte bezahlte Sitze.
Der größte Hebel: Marketing Kontakte richtig managen
In den meisten Fällen liegt das größte Einsparpotenzial in den Marketingkontakten. Denn genau hier skaliert HubSpot preislich – und zwar direkt mit der Anzahl der aktiv für das Marketing genutzten Kontakte.
Viele Unternehmen sammeln über Jahre hinweg Kontakte, ohne diese sauber zu pflegen. Dies führt zu aufgeblähten Datenbanken, die zwar Kosten verursachen, aber kaum noch Wert liefern. Dabei gibt es mehrere klare Ansätze, um Marketingkontakte effizient zu reduzieren.
Hard Bounces konsequent bereinigen
Kontakte, die nicht mehr erreichbar sind, haben keinen Wert – kosten aber weiterhin Geld. Hier lohnt sich ein regelmäßiger Cleanup-Prozess - am besten per Workflow. Als ZeroBounce-Partner haben wir neben dem Aufräumen von Hard Bouncern weitere Möglichkeiten, ungültige E-Mail-Adressen zuverlässig zu identifizieren und zu entfernen. Wir helfen Ihnen immer gerne beim Aufräumen Ihrer CRM-Daten und dabei, unnötige Lizenzkosten zu sparen.
Nach Aktivität segmentieren
Ein zweiter, oft unterschätzter Hebel ist die Aktivität der Kontakte. Nicht jeder Kontakt muss ein Marketingkontakt bleiben. Wer seit Monaten oder Jahren keine E-Mails öffnet, keine Websites besucht und keine Interaktion zeigt, gehört in vielen Fällen nicht mehr zur aktiven Marketingbasis. Auch hier lohnt sich ein Workflow der abhängig von der Aktivität segmentiert und ggfs. auf "Nicht-Marketing" setzt.
User & Berechtigungen: Struktur statt „jeder kann alles“
Ein weiterer Kostenfaktor sind Nutzer und Lizenzen. In vielen Setups sieht man das gleiche Muster:Einzelne Personen haben extrem viele Rechte, weil sie „alles irgendwie machen“. Das führt dazu, dass teurere Lizenztypen erforderlich werden, obwohl sie operativ gar nicht benötigt oder sinnvoll sind. Jedenfalls nicht nach der Lizenzlogik von HubSpot.
Ein klarer Optimierungshebel besteht darin, Aufgaben sauber aufzuteilen und Rollen klar zu definieren. Das Ergebnis ist oft nicht nur günstiger, sondern auch deutlich strukturierteres Arbeiten und ein deutlich strukturierteres Rechtemanagement.
Read-Only Seats: Der meist unterschätzte Hebel
Ein besonders effektiver, aber oft ignorierter Ansatz sind Read-Only Lizenzen. Viele Nutzer im Unternehmen benötigen keinen aktiven Zugriff, um Inhalte zu bearbeiten oder zu erstellen. Sie wollen und sollen "nur" Reports einsehen, Deals nachvollziehen oder insgesamt Transparenz in den Daten und im System erhalten. Und genau dafür sind Read-Only Seats ideal - oft betrifft das Top-Level-Entscheider oder Unternehmensrollen wie Finance. Entsprechend ist der Read-Only Seat die ideale Lösung, um Ihre HubSpot-Lizenzkosten zu senken.
Core Seats vs. "Erweiterte" Seats
Neben Read-Only-Seats gibt es in HubSpot weitere Seat-Typen: Sales-Seats, Service-Seats und seit 2026 Commerce-Seats. Wenn man sie nicht klug wählt, kann es unnötig teuer werden.
Typische Herausforderung: Zu viele Nutzer sollen zu viele verschiedene Dinge umsetzen. Der bessere Ansatz wäre, Core Seats (Basis-Nutzer) für operative Aufgaben mit klarer CRM- und Marketing-Scope zu vergeben. Im Vergleich dazu sollten erweiterte Seats nur dann zugewiesen werden, wenn sie wirklich nötig sind. Der Klassiker ist der Service-Seat, um den Helpdesk zu nutzen. Ein Seat wie dieser sollte entsprechend nur an die Support-Mitarbeiter gegeben werden und nicht an den GF, der auch mal reinschauen will.
Am Ende sollte jedes Unternehmen einen starken HubSpot-Partner haben, der mit seinen kostenfreien Partner-Seats das System anpassen und konfigurieren kann. HubSpot-Lizenzkosten optimieren sich “leider“ nicht von selbst, aber aus operativer Sicht sind Marketing-Kontakte und Seats die Stellschrauben, die man angehen sollte. Alle anderen operativen Themen sind vernachlässigbar.
Das oft übersehene Thema: Hat Ihr HubSpot-Setup überhaupt noch Sinn?
Neben den großen operativen Hebeln, die wir gerade beschrieben haben, gibt es noch einen weiteren - deutlich größeren - Punkt. Passt die aktuelle HubSpot-Lizenzstruktur überhaupt? Nicht nur die HubSpot-Lizenzstruktur hat sich in den letzten Jahren stark verändert, sondern gegebenenfalls auch die Nutzung des Systems, die Unternehmensstrukturen oder wie sie insgesamt mit Ihrem CRM-System arbeiten wollen.
Downgrade: Weniger bezahlen, wenn Sie weniger nutzen
Viele Unternehmen nutzen HubSpot als besseres E-Mail-Marketing-Tool oder um ein paar Landing Pages oder Formulare anzulegen. Vielleicht hier rechts und links noch ein paar Social-Media-Posts oder einfache Workflows. In diesen Fällen reicht oft eine Starter-Lizenz, weil ein Großteil der Funktionen überdimensioniert ist. Ein Downgrade auf Starter (Plattform) ist dann sinnvoll, wenn Sie keine komplexen E-Mail-Automationen oder Workflows haben. Oder nur wenige Landingpages oder gelegentlich ein paar Social-Media-Posts. Wichtig zur Klarstellung: Wenn jemand ein pdf auf einer Landing Page herunterlädt und dann 1–2 Follow-up-E-Mails bekommt, ist das keine komplexe Automation und kann problemlos in Starter umgesetzt werden.
Aber jetzt bitte nicht das Kind mit dem Bade ausschütten, sondern das Ganze sauber analysieren, welche Funktionen wirklich genutzt werden. Eine starke HubSpot Agentur kann hier helfen.
Upgrade: Mehr Wert durch die richtige Lizenzstruktur
Das Gegenstück dazu ist der Upgrade-Fall, und dessen Sinnhaftigkeit wird oft unterschätzt. Ja – hier soll es darum gehen, die HubSpot-Lizenzkosten zu optimieren, aber in manchen Fällen ist ein Upgrade (meist auf eine Plattformlizenz) ein sehr kluger Schritt, um User Seats und Funktionen zu erhalten, die zuvor eingeschränkt oder nicht nutzbar waren. Dies ist umso sinnvoller, wenn HubSpot Ihr zentrales System für Sales, Website, E-Mail, Service usw. ist. ist. Hier sollte man die einzelnen Hubs nicht isoliert nutzen. Ebenso kann man mit diesem Ansatz Funktionen nutzen, die das Leben wirklich erleichtern können. Ein beliebtes Beispiel ist hier der Helpdesk, der nur mit Service-Lizenzen nutzbar ist.
Fazit: Wie reduzieren Sie Ihre HubSpot-Lizenzkosten
Die Optimierung der HubSpot-Lizenzkosten muss kein reines Sparprojekt sein, ist es jedoch häufig. Aus unserer Erfahrung kann man teilweise 40-50% der Lizenzkosten einsparen. Dabei sind die größten Hebel, wenn man nicht die gesamte Lizenzstrategie überdenkt, die Marketingkontakte sinnvoll zu reduzieren und Nutzer (Seats & Rechte) besser zu strukturieren.
Die Zusammenarbeit mit spezialisierten Partnern wie der BeastBI GmbH kann den Weg zu niedrigeren HubSpot-Kosten deutlich beschleunigen. Vereinbaren Sie ganz unverbindlich ein Erstgespräch.
