CRM-Wechsel: So vermeiden Sie Datenverluste bei der Datenmigration

Ein CRM-Wechsel ist für viele Unternehmen früher oder später unvermeidbar. Veraltete Systeme, steigende Lizenzkosten, fehlende Automatisierungsmöglichkeiten oder unzureichende Integrationen sind häufige Gründe für den Umstieg auf eine moderne CRM-Lösung wie HubSpot.

Doch während die Vorteile eines neuen CRM schnell sichtbar sind, wird ein entscheidender Punkt häufig unterschätzt: die Datenmigration. Gehen während der Migration Kontakte, Aktivitäten, E-Mails oder wichtige Kundendaten verloren, kann das erhebliche Auswirkungen auf Vertrieb, Marketing und Kundenservice haben.

Die gute Nachricht: Mit einer strukturierten Planung lassen sich Datenverluste nahezu vollständig vermeiden. Gleichzeitig bietet eine CRM-Migration die ideale Gelegenheit, die Datenqualität nachhaltig zu verbessern und das gesamte CRM auf ein neues Niveau zu bringen. Viele der folgenden Empfehlungen orientieren sich an bewährten Vorgehensweisen aus unserem CRM-Migrations-Whitepaper.

Warum kommt es bei einer CRM-Migration überhaupt zu Datenverlusten?

Viele Unternehmen betrachten eine Migration als reinen Export- und Importprozess. In der Praxis ist sie jedoch deutlich komplexer.

Ein CRM besteht nicht nur aus Kontakten. Hinzu kommen unter anderem:

• Unternehmen
• Deals
• Tickets
• Aktivitäten
• E-Mail-Historien
• Notizen
• Anhänge
• Benutzer
• Workflows
• Pipelines
• Formulare
• individuelle Properties (Custom Fields)

Zwischen zwei CRM-Systemen existieren häufig unterschiedliche Datenmodelle. Eigenschaften heißen anders, Datentypen unterscheiden sich oder bestimmte Funktionen existieren im neuen System überhaupt nicht mehr. Werden diese Unterschiede nicht frühzeitig berücksichtigt, entstehen Lücken, doppelte Datensätze oder fehlerhafte Zuordnungen. 

Die häufigsten Ursachen für Datenverluste

In unserer Praxis als HubSpot Agentur begegnen uns immer wieder dieselben Fehler:

Unvollständiges Mapping

Jedes Feld aus dem alten CRM muss eindeutig einem Feld im neuen System zugeordnet werden. Werden Custom Properties vergessen oder falsch zugeordnet, gehen Informationen dauerhaft verloren.

Keine Testmigration

Viele Unternehmen migrieren sämtliche Daten direkt in einem Schritt. Deutlich sicherer ist eine Testmigration mit einem kleinen Datenbestand. Dadurch lassen sich Fehler frühzeitig erkennen und beheben, bevor tausende Datensätze betroffen sind. Auch unser Whitepaper empfiehlt mehrere Testphasen vor der finalen Migration.

Historische Daten werden vergessen

Nicht nur aktuelle Kontakte sind wichtig. Oft werden Aktivitäten, Notizen, Anhänge oder E-Mail-Verläufe benötigt, damit Vertrieb und Kundenservice weiterhin den vollständigen Kundenkontext besitzen.

Fehlende Integrationen

CRM-Systeme sind meist eng mit Marketing-, ERP-, Ticket- oder E-Commerce-Systemen verbunden. Werden diese Schnittstellen nicht berücksichtigt, entstehen Dateninseln oder Prozesse funktionieren nach dem Go-Live nicht mehr wie gewohnt.

So vermeiden Sie Datenverluste bei der CRM-Migration

Eine erfolgreiche Migration beginnt lange vor dem eigentlichen Datenimport.

1. Alle Datenquellen dokumentieren

Zunächst sollte eine vollständige Bestandsaufnahme erfolgen.

Dazu gehören beispielsweise:

• CRM
• Marketing-Software
• Newsletter-Systeme
• ERP
• Shopsysteme
• Formulare
• Zapier- oder Make-Integrationen
• individuelle Datenbanken

Nur wenn bekannt ist, wo Daten entstehen und wie sie miteinander verbunden sind, kann eine vollständige Migration erfolgen.

2. Datenfelder sauber planen

Vor der Migration sollte festgelegt werden:

• Welche Properties werden übernommen?
• Welche können entfallen?
• Welche neuen Properties werden benötigt?
• Welche Datentypen ändern sich?

Gerade ältere CRM-Systeme enthalten häufig hunderte individuelle Felder, von denen viele seit Jahren nicht mehr genutzt werden. Wir als erfahrene CRM-Agentur kennen diese Tatsache und wissen auf was man achten muss.

Eine Migration ist deshalb keine Kopieraufgabe, sondern ein Redesign der Datenstruktur.

3. Mehrere Testmigrationen durchführen

Eine Testmigration spart später enorm viel Zeit.

Dabei werden beispielsweise geprüft:

• Feldzuordnungen
• Dubletten
• Datumsformate
• Benutzerzuweisungen
• Beziehungen zwischen Kontakten und Unternehmen
• Pipeline-Zuordnungen

Erst wenn alle Ergebnisse stimmen, sollte die eigentliche Migration erfolgen.

Nutzen Sie die CRM-Migration als Chance für ein Data Cleanup

Viele Unternehmen übernehmen sämtliche Altlasten in ihr neues CRM. Dadurch wird zwar das System gewechselt – die eigentlichen Probleme bleiben jedoch bestehen.

Unsere Empfehlung lautet daher: Nutzen Sie die Migration für eine umfassende Datenbereinigung.

Dubletten entfernen

Doppelte Kontakte gehören zu den häufigsten Problemen in CRM-Systemen.

Sie verfälschen Reportings, erschweren die Arbeit des Vertriebs und können dazu führen, dass Kunden mehrfach kontaktiert werden.

Vor der Migration sollten deshalb Dubletten identifiziert und zusammengeführt werden.

E-Mail-Adressen validieren

Gerade im B2B-Bereich verändern sich Ansprechpartner regelmäßig.

Nicht mehr existierende E-Mail-Adressen verschlechtern die Zustellbarkeit und können langfristig sogar die Reputation der Versanddomain beeinträchtigen.

Mit Lösungen wie ZeroBounce lassen sich ungültige, temporäre oder riskante E-Mail-Adressen bereits vor der Migration identifizieren und entfernen.

Dadurch startet das neue CRM direkt mit einer deutlich höheren Datenqualität.

Veraltete Kontakte hinterfragen

Nicht jeder Datensatz muss zwangsläufig übernommen werden.

Fragen Sie sich beispielsweise:

• Ist der Kontakt noch aktiv?
• Besteht überhaupt noch eine Geschäftsbeziehung?
• Liegt eine gültige Einwilligung für Marketing vor?
• Wurde der Kontakt seit Jahren nicht mehr genutzt?

Oft reduziert sich der Datenbestand dadurch erheblich.

Properties und Datenstrukturen modernisieren

Viele Unternehmen besitzen im Laufe der Jahre mehrere Felder mit nahezu identischer Bedeutung.

Beispiele:

• Branche
• Industry
• Branche neu
• Kundensegment
• Segmentierung

Eine Migration ist der ideale Zeitpunkt, solche Strukturen zusammenzuführen und einheitliche Namenskonventionen einzuführen.

Dadurch werden spätere Auswertungen deutlich einfacher.

Alte Prozesse nicht einfach übernehmen

Auch Workflows und Automatisierungen sollten kritisch überprüft werden.

Oft wurden Prozesse über Jahre hinweg erweitert, ohne jemals grundlegend überarbeitet zu werden.

Statt jeden Workflow zu migrieren, lohnt es sich häufig, die Automatisierungen komplett neu aufzusetzen und an die Möglichkeiten des neuen CRM anzupassen.

Qualitätssicherung vor dem Go-Live

Vor der finalen Umstellung sollte überprüft werden, ob sämtliche Daten korrekt übertragen wurden.

Dazu gehören unter anderem:

• Anzahl der Kontakte
• Unternehmen
• Deals
• Aktivitäten
• Anhänge
• Pipelines
• Benutzerrechte
• Dashboards
• Reports
• Automatisierungen

Ebenso sollten Marketing, Vertrieb und Service das neue CRM anhand realer Anwendungsfälle testen.

Erst wenn alle Kernprozesse funktionieren, sollte das alte System abgeschaltet werden. Ein paralleler Betrieb beider Systeme für einige Tage kann helfen, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und Risiken zu minimieren.

Praxisbeispiel: Salesforce zu HubSpot

Bei einer CRM-Migration für Travador wurde ein umfangreiches Salesforce-Setup nach HubSpot übertragen.

Neben Kontakten und Unternehmen mussten auch individuelle Felder, Pipelines, Anhänge sowie historische Aktivitäten übernommen werden.

Vor der eigentlichen Migration wurden zunächst Dubletten entfernt und die Datenqualität verbessert. Anschließend erfolgten mehrere Testmigrationen, bevor sämtliche Daten schrittweise übertragen wurden.

Das Ergebnis war nicht nur ein modernes CRM-System, sondern auch eine deutlich schlankere Systemlandschaft mit geringeren Lizenz- und Wartungskosten sowie einer besseren Datenqualität.

Fazit - CRM-Migrations ohne Datenverluste

Eine CRM-Migration sollte niemals als reiner Datentransfer verstanden werden. Sie ist vielmehr die Gelegenheit, das Fundament für Vertrieb, Marketing und Kundenservice neu aufzubauen.

Mit einer sorgfältigen Planung, mehreren Testmigrationen und einer umfassenden Datenbereinigung lassen sich Datenverluste weitgehend vermeiden. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von einer höheren Datenqualität, effizienteren Prozessen und einem CRM, das zukünftiges Wachstum unterstützt.

Wer die Migration außerdem nutzt, um Dubletten zu entfernen, E-Mail-Adressen zu validieren, Datenstrukturen zu vereinheitlichen und veraltete Prozesse zu modernisieren, startet nicht nur mit einem neuen CRM – sondern mit einer deutlich besseren Datenbasis.