So läuft eine erfolgreiche Migration ab

Schritt 1: Planung und Vorbereitung ist das A und O

• Legt fest, wer im Projekt wofür verantwortlich ist: Wer übernimmt die technische Umsetzung, wer kümmert sich um die Datenbereinigung und wer sorgt dafür, dass das Team später mit dem neuen System vertraut ist?
  
  
• Plant anschließend einen realistischen Zeitrahmen: Je nach Datenmenge und Systemkomplexität dauert die Migration in der Regel zwischen acht und zwölf Wochen. Je gründlicher die Vorbereitung, desto reibungsloser läuft der eigentliche Umstieg und desto schneller kann euer Team produktiv mit HubSpot arbeiten.

Schritt 2: HubSpot richtig vorbereiten

• Jetzt geht’s an die Basis: Stellt euer HubSpot-Portal so ein, dass alles passt. Von den Grundeinstellungen über die Zugriffsrechte bis hin zu den Teamstrukturen. So behält jeder den Überblick und nichts geht durcheinander.
  
  
• Schaut euch eure bestehenden Deal-Pipelines in Pipedrive genau an: Welche Phasen durchläuft ein Lead bei euch? Vom ersten Kontakt bis zum Abschluss. Diese Stufen könnt ihr anschließend in HubSpot nachbauen, damit euer Vertriebsprozess weiterhin vertraut bleibt. So können alle Deals nahtlos weitergeführt werden. 
  
  
• Daten-Mapping: Überlegt euch, welche Felder aus Pipedrive welchen Eigenschaften in HubSpot entsprechen. Sprich wo sollen welche Informationen zukünftig landen? Es kann sinnvoll sein, eigene Felder (Properties) anzulegen. Das hilft euch individuelle Daten wie spezielle Kundendetails oder interne Notizen sauber zu übernehmen.

Schritt 3: Datenmigration durchführen

Jetzt startet der wirkliche Umzug.

• Export aus Pipedrive: Meistens geschieht das über den Export als CSV-Dateien. Also quasi über einfache Tabellen, die sich gut weiterverarbeiten lassen. Erstellt am besten für jede Datenkategorie eine eigene Datei. Zum Beispiel für Kontakte, Firmen, Deals und Aktivitäten usw. Achtet außerdem darauf, dass die Spaltenbezeichnungen klar sind und mit den entsprechenden Feldern in HubSpot übereinstimmen.

• Datenbereinigung: Bevor ihr die Daten in HubSpot übertragt, fangt an gründlich aufzuräumen. Führt doppelte Einträge zusammen, vereinheitlicht unterschiedliche Schreibweisen und stellt sicher, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
  
   
  
   

Schritt 4: Aktivitäten und E-Mails übernehmen

• Was übernommen werden kann: Zu den Interaktionen, die in der Regel übernommen werden können, gehören Anrufe, Meetings, Aufgaben, Notizen und E-Mails. All diese Informationen bilden das Herzstück eurer bisherigen Kundenkommunikation. Durch ihre Übernahme bleibt die gesamte Historie erhalten. Wichtig ist, dass ihr vorab prüft, welche dieser Interaktionen technisch exportierbar sind und in welchem Format sie vorliegen. Nicht jedes System erlaubt einen vollständigen Export aller Aktivitäten. Es kann sein, dass ihr E-Mails oder Notizen separat übertragen oder integrieren müsst. 

Schritt 5: Training und Einführung

• Schulung der Mitarbeiter: Nachdem alle Daten übertragen sind, sollte euer Team fit für das System gemacht werden. Am besten werden die Trainings nach Rollen aufgeteilt. Teilt es auf in Vertrieb, Marketing und Support. So kann sich jeder auf die Funktionen konzentrieren, die für seine täglichen to do's relevant sind. Zusätzlich hilft es, wenn es einen internen Ansprechpartner oder „HubSpot-Champion“ gibt, an den sich alle bei Fragen wenden können.
  
  
• Paralleler Betrieb: Schaltet Pipedrive nach der Migration nicht sofort ab. Lasst es für eine gewisse Übergangszeit im sogenannten Read-Only-Modus weiterlaufen. So könnt ihr bei Bedarf noch auf alte Daten zugreifen, Vergleiche anstellen oder fehlende Informationen nachtragen. Wir empfehlen eine Überschneidungszeit von ein bis zwei Wochen. L ang genug, um alles zu überprüfen, aber kurz genug, um den Fokus schnell vollständig auf das neue System zu lenken. 

Schritt 6: Go-Live und Optimierung

Wie du deine Lizenzkosten langfristig senken kannst

Im ersten Moment wirkt HubSpot teurer als andere CRM-Systeme. Doch, wenn man genauer hinsieht, steckt hier oft viel Einsparpotenzial. Die meisten Kosten entstehen nämlich nicht durch HubSpot selbst, sondern durch eine unklare Nutzung: zu viele Lizenzen, doppelte Daten oder Funktionen, die nie wirklich verwendet werden.  Hier findest du eine Übersicht, wie du deine Lizenzkosten mit HubSpot niedrig halten kannst.

1. Bereinigung der Daten vor der Migration
Bevor du Daten aus Pipedrive übernimmst, ist es sinnvoll, genau zu prüfen: Welche Kontakte sind tatsächlich von Bedeutung? Welche Datensätze sind doppelt vorhanden, veraltet oder unvollständig?
Viele Lizenzmodelle bei HubSpot basieren nämlich auf dem Kontaktvolumen. Je weniger unnötige Kontakte du hast, desto niedriger ist deine Einstufung und damit deine monatlichen Kosten. 

2. Modulauswahl mit Zielrichtung vornehmen
HubSpot stellt zahlreiche Hubs und Add-ons zur Verfügung. Vom Marketing Hub über den Sales Hub bis hin zum Service Hub. Allerdings sind nicht alle Funktionen sofort notwendig. Ein häufiger Fehler besteht darin, zu Beginn „alles mitzunehmen“, obwohl das Team noch nicht in allen Bereichen tätig ist.
Fange lieber mit den Modulen an, die für deine derzeitigen Abläufe wirklich nötig sind. Du kannst die Nutzung später jederzeit erweitern, und zwar modular, ohne dass du teure Komplettpakete kaufen musst.

3. Prozesse automatisieren
Die intelligente Automatisierung von Aufgaben wie Lead-Zuweisungen, Follow-ups oder internen Benachrichtigungen reduziert die Menge an manueller Arbeit. Dadurch wird Zeit gespart, die Fehlerquote verringert und dein ROI deutlich gesteigert.
Insbesondere, wenn du zuvor Pipedrive genutzt hast, wirst du merken, dass die Automatisierungen von HubSpot tiefergehend, flexibler und funktionsübergreifend sind.

4. Lizenznutzung regelmäßig prüfen
Indem du deine Lizenzstruktur in regelmäßigen Abständen, alle sechs Monate, überprüfst, kannst du unnötige Kosten herausfinden und beseitigen. Auch hier kann es hilfreich sein, bestimmte Funktionen vorübergehend abzuschalten, wenn sie derzeit keinen Nutzen bringen.

Tipp: In unserer kostenlosen Checkliste findet ihr eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der ihr eure Migration umsetzen könnt. Sie hilft euch unter anderem auch Kostenfallen zu vermeiden und die Lizenzen so zu planen, dass ihr nur für das bezahlt, was ihr wirklich braucht.

Wann ist denn ein Wechsel von Pipedrive zu HubSpot tatsächlich lohnenswert?

Es kommt immer auf die individuelle Situation an. Oft lohnt sich der Umstieg jedoch. Vor allem, wenn dein Unternehmen wachsen möchte oder mehr Möglichkeiten zur Automatisierung und Auswertung braucht. Am Ende hängt die Entscheidung davon ab, wo ihr gerade steht und welche Ziele ihr mit eurem CRM erreichen wollt.

Wenn du das Gefühl hast, dass deine Systeme nicht optimal zusammenarbeiten und du mehr Zeit mit Abstimmungen, Datenpflege oder Reporting als mit echtem Vertrieb verbringst, ist HubSpot in der Regel die sinnvollere Option.

Besonders sinnvoll ist der Umstieg, wenn du:

• aktuell mehrere Tools gleichzeitig nutzt und dir wünschst, endlich alle Systeme & Tools zusammen zu haben. Ob du Kunden verwaltest, Marketingkampagnen planst oder den Support organisierst. Es läuft dann alles in einem System zusammen.
  
  
• du klare Strukturen in deinen Daten brauchst und Abläufe suchst, die sich nicht ständig manuell wiederholen.  So bleibt dein System auch dann übersichtlich und stabil, wenn dein Unternehmen wächst, neue Mitarbeiter hinzukommen oder weitere Märkte dazukommen. Auf diese Weise sparst du nicht nur Zeit, sondern sorgst auch dafür, dass euer CRM langfristig sauber und aktuell bleibt.
  
  
• du dein Team erweitern oder in neue Märkte wachsen möchtest. Zum Beispiel, indem du internationale Workflows aufsetzt, mehrsprachige Portale nutzt oder eigene Pipelines für verschiedene Länder anlegst. So kannst du dein Wachstum strukturiert gestalten, ohne den Überblick zu verlieren. Du  stellst sicher, dass alle Prozesse auch über Standorte und Sprachen hinweg reibungslos funktionieren.
  
  
• du dir mehr Klarheit über deine Kennzahlen wünschst, um Entscheidungen auf Basis echter Daten treffen zu können, anstatt nur nach "Gefühl" zu gehen. Wenn du auf einen Blick sehen willst, welche Marketingmaßnahmen funktionieren, wie sich dein Vertrieb entwickelt oder wo Potenzial verloren geht, hilft dir ein zentrales Reporting dabei, den Überblick zu behaltenund dementsprechend Entscheidungen zu treffen.

In diesen Aspekten bietet HubSpot dir deutlich mehr Tiefe und Flexibilität als Pipedrive. Wenn du dein Wachstum planbar gestalten willst, sind vor allem die Automatisierungsfunktionen und die einheitliche Datenbasis langfristig entscheidend.

Für den Fall, dass dein Sales-Team sehr klein ist und ausschließlich mit einfachen Pipelines arbeitet, kann Pipedrive weiterhin ausreichen. Die Voraussetzung wäre, du möchtest keine komplexeren Marketing- oder Service-Prozesse integrieren. 

Der Wechsel zu HubSpot ist also nicht nur eine Frage von neuen Funktionen, sondern eine Chance, dein Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Während der Migration kannst du deine bisherigen Abläufe prüfen, doppelte Daten aufräumen und dein System so strukturieren, dass es langfristig stabil und übersichtlich bleibt.

Individuelles Erstgespräch

Du bist dir nicht sicher, ob ein Wechsel zu HubSpot für dein Unternehmen derzeit wirklich sinnvoll ist?
In einem kostenlosen Erstgespräch untersuchen wir deine derzeitige CRM-Struktur, schätzen den Aufwand und die Vorteile einer möglichen Migration ein und zeigen dir die besten Optionen für dein Setup auf.

Bevor du deine Entscheidung triffst, erhältst du mit der Vereinbarung eines kostenlosen Beratungsgesprächs ganz viel Klarheit. Wir freuen uns auf dich!

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