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Wie du deine Lizenzkosten langfristig senken kannst

Die Lizenzkosten sind ein oft genannter Grund für die Zögerlichkeit von Unternehmen im Hinblick auf die Migration. HubSpot erscheint auf den ersten Blick oft kostspieliger als andere CRM-Systeme – aber genau hier liegt ein großes Potenzial, wenn du die Implementierung strategisch planst. Hohe Kosten entstehen in der Regel nicht durch das System selbst, sondern durch unnötige Lizenzen, redundante Daten und ungenutzte Funktionen.

1. Bereinigung der Daten vor der Migration
Bevor du Daten aus Pipedrive übernimmst, ist es sinnvoll, genau zu prüfen: Welche Kontakte sind tatsächlich von Bedeutung? Welche Datensätze sind doppelt vorhanden, veraltet oder unvollständig?
Viele Lizenzmodelle bei HubSpot basieren auf dem Kontaktvolumen – je weniger unnötige Kontakte du hast, desto niedriger ist deine Einstufung und damit deine monatlichen Kosten. Eine saubere Datenbasis spart nicht nur Geld, sondern sorgt auch für

2. Modulauswahl mit Zielrichtung vornehmen
HubSpot stellt zahlreiche Hubs und Add-ons zur Verfügung – vom Marketing Hub über den Sales Hub bis hin zum Service Hub. Allerdings sind nicht alle Funktionen sofort notwendig. Ein häufiger Fehler besteht darin, zu Beginn „alles mitzunehmen“, obwohl das Team noch nicht in allen Bereichen tätig ist.
Fange lieber mit den Modulen an, die für deine derzeitigen Abläufe wirklich maßgeblich sind. So sorgst du dafür, dass die Kosten im Rahmen bleiben und gleichzeitig die Akzeptanz im Team steigt. Du kannst die Nutzung später jederzeit erweitern, und zwar modular, ohne dass du teure Komplettpakete kaufen musst.

3. Prozesse automatisieren
In HubSpot stellen Automatisierungen einen der größten Effizienzhebel dar. Die intelligente Automatisierung von Aufgaben wie Lead-Zuweisungen, Follow-ups oder internen Benachrichtigungen reduziert die Menge an manueller Arbeit. Dadurch wird Zeit gespart, die Fehlerquote verringert und dein ROI deutlich gesteigert.
Insbesondere, wenn du zuvor Pipedrive genutzt hast, wirst du merken, dass die Automatisierungen von HubSpot tiefergehend, flexibler und funktionsübergreifend sind.

4. Lizenznutzung regelmäßig prüfen
Zahlreiche Firmen bezahlen für Nutzer oder Hubs, die kaum Verwendung finden. Indem du deine Lizenzstruktur in regelmäßigen Abständen – beispielsweise alle sechs Monate – überprüfst, kannst du unnötige Kosten identifizieren und beseitigen. Auch hier kann es nützlich sein, bestimmte Funktionen vorübergehend abzuschalten, wenn sie derzeit keinen Nutzen bringen.

Fazit: Die realen Lizenzkosten sind nicht fix, sondern variabel und können von dir aktiv beeinflusst werden. Durch eindeutige Abläufe, eine saubere Datenbasis und eine gezielte Auswahl der Module kann HubSpot so genutzt werden, dass es auf lange Sicht sogar günstiger ist als viele Kombinationen von Einzellösungen.

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Wann ist ein Wechsel von Pipedrive zu HubSpot tatsächlich lohnenswert?

Ob ein Wechsel von Pipedrive zu HubSpot notwendig ist, hängt vom Einzelfall ab. In vielen Fällen stellt er jedoch eine sinnvolle Strategie dar. Die Entscheidung ist stark davon abhängig, in welcher Situation sich dein Unternehmen derzeit befindet und welche Ziele du anstrebst.

Wenn es dir vorkommt, dass deine Systeme nicht optimal zusammenarbeiten und du mehr Zeit mit Abstimmungen, Datenpflege oder Reporting als mit echtem Vertrieb verbringst, ist HubSpot in der Regel die sinnvollere Option.

Besonders sinnvoll ist der Umstieg, wenn du:

• mehrere Tools gleichzeitig nutzt und endlich alles zentral steuern möchtest – von CRM über Marketing bis Support.
• dein Reporting, Marketing und Vertrieb enger verzahnen willst, um Leads ganzheitlich zu begleiten statt fragmentiert zu verwalten.
• saubere Datenstrukturen und automatisierte Prozesse brauchst, die sich skalieren und langfristig pflegen lassen.
• dein Team oder deine Märkte ausbauen möchtest, etwa durch internationale Workflows, mehrsprachige Portale oder länderspezifische Pipelines.
• mehr Transparenz über deine Kennzahlen brauchst, um datengetriebene Entscheidungen zu treffen.

In diesen Aspekten bietet HubSpot dir deutlich mehr Tiefe und Flexibilität als Pipedrive. Wenn du dein Wachstum planbar gestalten willst, sind vor allem die Automatisierungsfunktionen und die einheitliche Datenbasis langfristig entscheidend.

Für den Fall, dass dein Sales-Team sehr klein ist und ausschließlich mit einfachen Pipelines arbeitet, kann Pipedrive weiterhin ausreichen – vorausgesetzt, du möchtest keine komplexeren Marketing- oder Service-Prozesse integrieren. Hier entstehen jedoch oft die Grenzen: Der Aufwand für die Abstimmung nimmt zu, wenn das Team größer wird, neue Kanäle hinzukommen oder zusätzliche Tools verwendet werden. Und genau dann zeigt HubSpot, was es kann.

Der Wechsel ist also nicht nur eine Frage der Funktionen, sondern auch der Zukunftsfähigkeit deines Unternehmens. Die Migration bietet die Gelegenheit, Abläufe zu überdenken, Dubletten zu bereinigen und deine Systeme auf ein solides Fundament zu stellen.

Individuelles Erstgespräch

Du bist dir nicht sicher, ob ein Wechsel zu HubSpot für dein Unternehmen derzeit wirklich sinnvoll ist?
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